Si tu empresa todavía recibe certificados médicos ocupacionales que dicen "Apto" o "No Apto", tienes un problema de cumplimiento: la Resolución 1843 de 2025 eliminó ese binario y lo reemplazó por cuatro conceptos que describen condiciones y acciones concretas. No es un cambio cosmético — cambia lo que tu empresa debe hacer con cada certificado que recibe.
Aquí te explicamos qué cambió, por qué, y qué debes ajustar en tu SG-SST para no quedar expuesto en una auditoría del Ministerio de Trabajo.
Por qué se acabó el "Apto / No Apto"
El binario tenía dos defectos de fondo:
- No le decía nada útil al empleador. "Apto" no traduce la evaluación clínica en acciones preventivas: ¿necesita pausas activas?, ¿EPP adicional?, ¿controles periódicos? El sello no lo decía.
- Discriminaba condiciones de salud manejables. La mayoría de los trabajadores no están en los extremos: pueden desempeñar el cargo con ajustes razonables. El "No Apto" cerraba la puerta donde la medicina veía una silla ergonómica o un cambio de turno.
La Resolución 1843 de 2025 obliga al médico a pensar en condiciones y acciones, no etiquetas. Ese es el espíritu de la norma.
Los 4 conceptos que reemplazan al binario
| Concepto | Qué significa | Qué debe hacer la empresa |
|---|---|---|
| Satisfactorio | Cumple todas las condiciones de salud para el cargo, sin limitaciones | Archivar el certificado y continuar la vigilancia periódica normal |
| Satisfactorio con Recomendaciones | Cumple, pero el médico emite recomendaciones preventivas | Implementarlas — no son opcionales: EPP adicional, pausas, controles, ajustes de hábitos |
| Satisfactorio con Restricciones | Cumple con limitaciones explícitas, temporales o permanentes | Adaptar el puesto en máximo 20 días hábiles (art. 19): tareas, posturas, cargas, horarios |
| No Satisfactorio | Condiciones de salud incompatibles con las exigencias del cargo | No es despido automático: abre evaluación de reubicación o rehabilitación laboral |
Existe además un estado transitorio: Aplazado. Aplica cuando faltan paraclínicos, interconsultas o información — el certificado queda abierto y no es un concepto final; debe cerrarse con uno de los cuatro anteriores.
Lo que esto cambia en la práctica para tu empresa
El certificado ahora te asigna tareas
Antes, el certificado era un trámite de archivo. Ahora, dos de los cuatro conceptos te obligan a actuar: implementar recomendaciones o adaptar el puesto en 20 días hábiles. Si en una auditoría apareces con certificados "con Restricciones" y ningún registro de adaptación del puesto, tienes una no-conformidad directa.
El punto de partida es el profesiograma
El médico no puede emitir un concepto serio si no sabe qué exige el cargo. Por eso la Resolución 1843 pone en el centro el perfil del cargo o profesiograma: el documento que cruza los peligros de tu matriz de riesgos GTC-45 con los exámenes que cada cargo necesita. Sin profesiograma actualizado, los exámenes médicos ocupacionales de tu gente se hacen a ciegas — y el concepto pierde valor legal y preventivo.
Quién firma importa (mucho)
El concepto médico laboral solo lo puede firmar un médico especialista en salud ocupacional o SST con licencia vigente. Un certificado firmado por un médico general sin licencia SST es nulo, aunque el examen se haya hecho. Cuando contrates una IPS, verifica que el bloque de firma incluya registro médico y número de licencia SST con su vigencia.
La empresa no ve diagnósticos — y así debe ser
Un error frecuente (y grave): pedir que el certificado incluya el diagnóstico del trabajador. La historia clínica ocupacional es del trabajador, no de la empresa; la IPS la custodia por mínimo 20 años y el dato de salud es sensible bajo habeas data (Ley 1581 de 2012). Tu empresa recibe exactamente tres cosas: concepto, recomendaciones y restricciones. Nada más — y cualquier proveedor que te ofrezca más te está exponiendo legalmente.
Los certificados especiales no desaparecen
Si tu operación incluye actividades reguladas, los certificados sectoriales siguen vigentes además del concepto general:
- Trabajo en alturas (Res. 1409/2012 y 4272/2021): certificado de aptitud psicofísica específico.
- Conducción (Res. 1565/2014): CEAC para conductores.
- Manipulación de alimentos (Res. 2674/2013): reconocimiento médico con laboratorios.
- Buceo, armas, explosivos: regímenes propios.
Ninguno reemplaza al concepto médico laboral general — son complementarios y tienen formato propio.
Checklist rápido para tu empresa
- Revisa los últimos certificados recibidos: si dicen "Apto", habla con tu IPS hoy.
- Verifica que tu profesiograma esté actualizado y por cargo (es el insumo del concepto).
- Define el flujo interno para "con Recomendaciones" y "con Restricciones": quién implementa, quién documenta, en qué plazo.
- Confirma que tu IPS firma con médico especialista con licencia SST vigente.
- Asegúrate de no estar archivando diagnósticos ni historias clínicas de trabajadores.
El cambio de la 1843 va en la misma dirección que creemos que debe ir la salud en Colombia: usar el lugar de trabajo — donde las personas pasan la mayor parte de su tiempo — como el espacio donde la salud se previene y se gestiona, no donde solo se sella un papel.
