Cambiaste de trabajo y el nuevo empleador te pide antecedentes, tu EPS necesita el historial, estás en un proceso de calificación, o simplemente quieres saber qué dice de ti. Buena noticia: la historia clínica ocupacional es tuya, puedes pedirla cuando quieras, es gratuita y en Genesys te la entregamos en máximo 5 días hábiles.
Aquí te explicamos quién puede solicitarla, cómo hacerlo paso a paso, y una aclaración que sorprende a mucha gente: por qué tu empresa no puede verla.
La historia clínica es tuya (aunque la guarde la IPS)
Desde la Ley 23 de 1981, la historia clínica pertenece al paciente. La IPS que te hizo el examen la custodia — con seguridad y trazabilidad de acceso — pero el dueño de esa información eres tú.
Y la custodia es larga. Esto acaba de cambiar de norma, y vale la pena saberlo: hasta 2025 había que apoyarse en la Resolución 1995 de 1999 (la regla general de historias clínicas). Hoy lo dice la propia norma de exámenes ocupacionales. La Resolución 1843 de 2025, artículo 30, literal f, obliga a que los documentos y registros "sean conservados por un periodo mínimo de veinte (20) años, en el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo".
Dos consecuencias prácticas para ti:
Tu historia clínica ocupacional, en tres cifras
- El examen que te hiciste hace ocho años sigue archivado. Puedes pedir copia hoy, aunque esa empresa ya no exista o tú vivas en otra ciudad.
- La custodia es del prestador, no de la empresa. Es la IPS que te evaluó la que responde por ese archivo. Tu empleador no la tiene — y, como verás enseguida, tampoco puede tenerla.
Historia clínica vs certificado: no son lo mismo
Mucha confusión con los trámites viene de mezclar estos dos documentos:
| Historia clínica ocupacional | Certificado médico ocupacional | |
|---|---|---|
| Qué contiene | Anamnesis, antecedentes, hallazgos del examen, resultados de pruebas, diagnósticos | Solo el concepto médico laboral, las recomendaciones y las restricciones |
| Quién lo recibe | Únicamente tú (o quien tú autorices) | Tu empresa y tú |
| Nivel de reserva | Dato sensible de salud — reserva total | Sin diagnósticos ni datos clínicos |
| Dónde queda | Custodiada por la IPS mínimo 20 años | Archivado por la empresa en tu carpeta laboral |
Si lo que necesitas es demostrar que te hiciste el examen y cuál fue el resultado laboral, te basta el certificado. La historia clínica la necesitas para trámites clínicos o legales: continuidad médica, procesos con EPS o ARL, o una calificación de pérdida de capacidad laboral.
Quién puede solicitarla (y quién no)
- Tú, con tu documento de identidad. Siempre. Y el responsable debe entregarte copia foliada, con acta firmada, cuando la solicites (Resolución 1843 de 2025, artículo 30, literal c).
- Un tercero autorizado por ti: necesita tu autorización escrita y firmada, más copia de tu documento y del suyo.
- Autoridades competentes, en los casos puntuales que define la ley (ver abajo).
- Tu empleador: no. Ni tu jefe, ni recursos humanos, ni el área de SST.
Sobre ese último punto, la norma dejó de ser sutil. El artículo 30, literal b, de la Resolución 1843 de 2025 dice, literalmente:
"En ningún caso, los empleadores podrán tener, conservar o anexar copia de la historia clínica ocupacional a la hoja de vida del trabajador."
Léelo otra vez: no es que "no deberían". Es que no pueden — ni tenerla, ni conservarla, ni anexarla. La única salvedad que la norma contempla es que exista autorización expresa y un médico especialista vinculado a la empresa. Del examen ocupacional, tu empleador recibe el concepto médico ocupacional, con las recomendaciones y restricciones, y nada más. Si te piden "traer la historia clínica completa" o la "carpeta médica", te están pidiendo algo que la norma les prohíbe tener.
Esta separación no es un tecnicismo: es lo que te permite hacerte los exámenes médicos ocupacionales con tranquilidad, contándole al médico lo que necesita saber, sin que esa información llegue a tu carpeta laboral.
Los únicos cuatro casos en que se levanta la reserva
El artículo 31 de la Resolución 1843 de 2025 los enumera, y no hay un quinto:
- Orden de autoridad judicial competente.
- Autorización escrita tuya, cuando la historia se requiere con fines de atención médica.
- Solicitud del médico durante el curso de una evaluación médica ocupacional, con tu consentimiento.
- La entidad que califica el origen de la enfermedad o la pérdida de capacidad laboral, también con tu consentimiento.
Nota lo que tienen en común tres de los cuatro: tu consentimiento. Y nota quién no aparece en la lista: tu empresa.
Qué contiene exactamente tu historia clínica ocupacional
Cuando recibas tu copia, esto es lo que vas a encontrar:
- Anamnesis ocupacional: tus antecedentes de salud y el recorrido de cargos y exposiciones laborales que has tenido.
- Los hallazgos de cada examen: lo que el médico evaluó y encontró en cada valoración de ingreso, periódica o de egreso.
- Resultados de pruebas complementarias: audiometrías, optometrías, visiometrías, espirometrías o laboratorios, según lo que se te haya realizado.
- Los conceptos emitidos en cada evaluación, con sus recomendaciones y restricciones.
Es, en la práctica, la película completa de tu salud laboral a lo largo del tiempo — por eso vale tanto en un proceso de calificación: permite demostrar cómo estabas antes y cómo evolucionaste durante una exposición.
Tres errores comunes al solicitarla
- Pedírsela a la empresa. Tu empleador no la tiene ni puede tenerla — la custodia es de la IPS que te hizo los exámenes. Si la empresa te entrega "tu carpeta", ahí encontrarás certificados, no la historia clínica.
- Confundirla con el certificado. Para la mayoría de trámites laborales basta el certificado. Pide la historia clínica cuando necesites el detalle clínico; te ahorras días de espera si el certificado te resuelve.
- Asumir que se perdió. "Eso fue hace 10 años, ya no debe existir" — sí existe: la custodia es de mínimo 20 años. Y si la IPS cerró, la obligación de custodia no desaparece; la secretaría de salud correspondiente puede orientarte sobre quién quedó a cargo del archivo.
Cómo pedirla en Genesys, paso a paso
- Escríbenos por WhatsApp al +57 320 580 3048 diciendo que necesitas copia de tu historia clínica ocupacional, o ven directamente a la sede: Cl. 86a #23-12, Bogotá (lunes a viernes de 6:00 am a 3:00 pm, sábados de 6:00 am a 12:00 m).
- Verificamos tu identidad con tu documento — es un requisito legal, no un trámite caprichoso: protege que nadie más acceda a tu información.
- Te la entregamos en máximo 5 días hábiles, en copia digital o física según prefieras.
- Costo: cero. Para el titular la copia es gratuita.
Si la solicitud la hace un tercero (un familiar, tu abogado), recuérdale llevar la autorización escrita con las copias de los documentos. Y si tienes dudas sobre qué documento necesitas para tu trámite específico, contáctanos antes de venir — te evitas una vuelta.
Un efecto secundario valioso: puedes hablar con confianza
Entender esta reserva cambia la forma de vivir el examen ocupacional. Mucha gente llega a la consulta midiendo qué decir, por miedo a que "eso llegue a la empresa": omite una cirugía, un tratamiento, un dolor que viene arrastrando. Es la peor estrategia posible — el médico necesita la información completa para emitir recomendaciones que de verdad te protejan en tu cargo, y nada de lo que cuentes en consulta sale de tu historia clínica.
A tu empresa le llega el concepto y las medidas de protección; el detalle clínico queda bajo reserva. Así que en tu próximo examen, habla claro: la confidencialidad no es una cortesía de la IPS, es una obligación legal que juega a tu favor.
Para qué suele necesitarse
Las razones más frecuentes por las que nos la piden:
- Procesos de calificación de origen de enfermedad o pérdida de capacidad laboral, donde el historial ocupacional es evidencia clave.
- Continuidad clínica: tu médico tratante quiere ver los resultados de audiometrías, optometrías o laboratorios anteriores.
- Trámites con EPS o ARL que requieren soportes de tu salud laboral.
- Procesos legales relacionados con tu historia laboral.
- Simplemente saber qué dice: es tu derecho, sin necesidad de justificarlo.
Tu historia clínica ocupacional es la memoria de tu salud en el trabajo: cada examen que te haces le agrega un capítulo que años después puede protegerte. Pedirla es fácil, es gratis y es tu derecho — y ninguna empresa, presente o pasada, tiene la llave de esa puerta. Solo tú.
