¿Cada cuánto se hacen los exámenes médicos periódicos? La respuesta honesta es: depende, y quien te dé una tabla te está mintiendo.
No es una evasiva. Es literalmente lo que dice la norma. La Resolución 1843 de 2025 no fija una frecuencia: te da un techo nuevo de tres años, te obliga a definirla tú dentro de tu sistema de gestión y te exige sustentarla técnicamente. La respuesta a "cada cuánto" no sale de una costumbre ni de una plantilla descargada: sale de tu matriz de peligros.
Si estás buscando el número mágico para poner en tu plan anual, este artículo te va a incomodar un poco. También te va a evitar la no-conformidad más común de la próxima auditoría.
Qué dice el artículo 15, textualmente
Vale la pena leerlo despacio, porque en dos líneas hay tres obligaciones distintas:
Las empresas "deberán definir la periodicidad de las evaluaciones médicas ocupacionales, sin que supere en caso excepcional tres (3) años", con justificación técnica según la exposición a los factores de riesgo y la identificación de peligros.
Desglosado:
- La defines tú. No hay una tabla oficial de frecuencias por cargo. La empresa la define dentro de su sistema de gestión.
- Con justificación técnica. Y la norma dice de dónde sale: de la exposición a los factores de riesgo y de la identificación de peligros. Ese es el insumo, no la costumbre del sector.
- Con un techo de tres años, y solo en caso excepcional. Este límite es nuevo — la norma anterior no lo tenía.
Lee otra vez esa tercera parte, porque es donde casi todo el mundo se resbala: dice "sin que supere en caso excepcional tres años". Los tres años no son la frecuencia autorizada: son el límite absoluto de lo excepcional. Poner "cada 3 años" en el plan anual porque "la norma permite hasta 3 años" es exactamente la lectura que un inspector va a tumbar, porque invierte la frase: convierte el máximo excepcional en la regla general, sin nada que lo sustente.
Una precisión que importa: no dice "profesiograma"
Un detalle fino, pero revelador. El artículo 15 no remite la periodicidad al profesiograma. La remite al SG-SST y a la identificación de peligros.
Y hay una razón de fondo: la palabra "profesiograma" no aparece en ningún lugar de la Resolución 1843. La norma habla de "perfil de cargo" (artículo 16). Seguimos usando "profesiograma" porque es el término que todo el mercado entiende —nosotros incluidos—, pero conviene saber de dónde viene cada cosa: lo que la norma exige, y lo que se audita, es el perfil del cargo del artículo 16 y la matriz de peligros que va con él.
En la práctica, un perfil de cargo bien hecho es donde vive la justificación técnica del artículo 15. Pero el sustento normativo de tu periodicidad es la matriz, no el documento comercial.
Por qué la frecuencia no puede ser igual para todos
El argumento contra la tabla universal no es jurídico, es empírico. El riesgo no se distribuye parejo en la economía colombiana:
Y el gráfico todavía subestima el punto, porque compara sectores, no cargos. Dentro de una misma empresa manufacturera conviven el auxiliar contable y el operario de la prensa: mismo NIT, misma clase de riesgo en la afiliación, exposiciones que no se parecen en nada.
De ahí sale la regla práctica: la periodicidad se define por cargo, no por empresa. Un cargo con exposición a ruido continuo por encima de los niveles de acción necesita seguimiento audiométrico con una frecuencia que un cargo administrativo no justifica ni clínica ni económicamente. Aplicar el mismo calendario a los dos es, al mismo tiempo, gastar de más y proteger de menos.
Los certificados que tienen su propio reloj
Aquí hay una trampa que cuesta caro. El artículo 15, parágrafo 1, aclara que además de la periodicidad que tú definas, hay que respetar la vigencia de los certificados de aptitud específicos de las actividades reguladas. Esas actividades —las seis del artículo 2 de la 1843— se rigen por su propia norma:
- Trabajo en alturas (Res. 4272 de 2021)
- Trabajos en baja, media y alta tensión (Res. 5018 de 2019)
- Espacios confinados (Res. 0491 de 2020)
- Manipulación de alimentos (Res. 2674 de 2013)
- Conductores (Res. 20223040045295 de 2022, MinTransporte)
- Porte de armas (Decreto 1070 de 2015)
O sea: tu matriz puede sustentar una periodicidad de dos años para un cargo, pero si ese cargo trabaja en alturas, el régimen de alturas manda sobre lo suyo. Son dos relojes corriendo en paralelo, no uno.
El ejemplo concreto que más se equivoca el sector: el reentrenamiento de trabajo en alturas es cada 18 meses, no anual. Está en la Resolución 4272 de 2021, artículo 27, numeral 4: mínimo 8 horas, 20 % teoría y 80 % práctica, a cargo del empleador y con reporte a la ARL. La creencia de que es anual viene de la Resolución 1409 de 2012 — que está derogada (artículo 68 de la 4272). Si tu cronograma dice "anual", no está siendo más estricto: está copiado de una norma que ya no existe. Lo desarmamos completo en trabajo en alturas: requisitos y exámenes reales.
Las periódicas son de dos clases (y la segunda se olvida)
El artículo 10 de la 1843 dice algo que casi nadie lee con atención. Las evaluaciones periódicas son "programadas o por cambios de ocupación". Dos clases, no una.
- Programadas: las del calendario, las que sustentas con el artículo 15.
- Por cambio de ocupación: las que dispara un hecho, no una fecha.
La segunda es la gran olvidada. Si una persona cambia de funciones, cambia de medio ambiente de trabajo o le aumenta la exposición a un factor de riesgo, hay que evaluar — sin esperar el calendario. El ascenso del auxiliar de bodega a operario de montacargas no es un tema de recursos humanos: es un cambio de ocupación con exposición nueva, y dispara una periódica.
Es, probablemente, la obligación periódica que más veces vemos incumplida. Y es lógico: las programadas están en un cronograma que alguien vigila; las de cambio de ocupación dependen de que RRHH y SST hablen entre sí.
Los tres plazos que rompen tu calendario
Además de las periódicas, hay evaluaciones que se activan por eventos y no piden permiso a tu cronograma. Estos son los tres números que hay que tener grabados:
Los plazos que definen tu vigilancia médica
Fuente: Resolución 1843 de 2025, artículos 12, 13 y 15 (texto oficial)
Los dos últimos merecen desarrollo:
- Post-incapacidad (artículo 13). Una incapacidad de 30 días calendario o más exige evaluación al finalizar. No es opcional y no depende de la causa: verifica que la persona puede reincorporarse a sus funciones.
- Retorno laboral (artículo 12). 🆕 Esta es nueva y es la que más sorprende: una ausencia de 90 días calendario o más por causas NO médicas obliga a evaluar antes del reintegro. Una licencia no remunerada, una comisión de estudio, un viaje largo. Si tu empresa maneja los regresos "de palabra", ahí tienes una no-conformidad esperando.
Sumadas a las periódicas programadas y a las de cambio de ocupación, quedan cuatro puertas de entrada a la vigilancia médica. El calendario solo controla una.
Las reglas que acompañan la programación
Definir la frecuencia es la mitad del trabajo. La otra mitad es cómo se programa, y ahí la 1843 tiene tres literales que se ignoran con frecuencia:
| Regla | Norma | Qué significa en la práctica |
|---|---|---|
| Dentro de la jornada laboral | Art. 5, lit. c | Las periódicas se programan en horario de trabajo. No en sábado por la tarde ni "en su tiempo libre". |
| Traslados por cuenta del empleador | Art. 5, lit. b | Si hay desplazamiento intermunicipal, el empleador asume transporte y manutención. |
| La inasistencia tiene consecuencia | Art. 7, lit. e | La inasistencia del trabajador "acarreara sanciones de abuso del derecho". |
Ese último tiene un contrapeso que conviene conocer: el artículo 8, parágrafo 4, reconoce que el trabajador puede rechazar la evaluación. En ese caso el médico deja constancia escrita, y el rechazo puede implicar la imposibilidad de desempeñar el cargo. No son reglas contradictorias: una sanciona la inasistencia silenciosa, la otra documenta la negativa expresa. En ambos casos, lo que te protege es el papel.
Y una que no es de programación pero que aparece justo después de cada periódica: ante recomendaciones y/o restricciones, el empleador tiene 20 días hábiles para adaptar el puesto (artículo 5, literal f) — y cuentan desde que se realizó la evaluación, no desde que te llegó el documento. Programar mal las periódicas te come ese plazo antes de que sepas que empezó.
Cómo se construye una periodicidad defendible
El procedimiento no es misterioso. Es este:
- Parte de la matriz. La matriz de identificación de peligros actualizada es el insumo que la norma nombra. Sin ella no hay justificación técnica posible — y además es obligatorio entregársela al médico evaluador (artículo 16, literal c).
- Baja a nivel de cargo. Agrupa por exposición real, no por área ni por organigrama. Dos cargos con el mismo peligro y la misma intensidad comparten periodicidad; dos cargos del mismo jefe, no necesariamente.
- Cruza con los certificados específicos. Si el cargo toca alguna de las seis actividades reguladas, ese reloj manda sobre lo suyo.
- Escribe el porqué. Una frase por cargo: qué peligro, qué nivel de exposición, qué frecuencia y con base en qué. Eso es lo que un auditor pide, y es lo que casi nadie tiene.
- Deja las puertas abiertas. Cambio de ocupación, post-incapacidad de 30 días y retorno de 90 días no viven en el cronograma: viven en el procedimiento.
- Revísalo cuando cambie la exposición. Un control nuevo de ingeniería puede bajar la frecuencia con sustento. Eso también es justificación técnica — y es de las pocas formas legítimas de reducir el gasto.
Si tu proveedor te entrega un plan de exámenes sin ninguno de esos seis pasos, no te está vendiendo vigilancia médica: te está vendiendo citas.
Evaluar de más es gasto; evaluar de menos es riesgo
Cerremos con el argumento de negocio, sin adornos.
Evaluar de más cuesta plata directa: exámenes que no aporta nada al perfil de exposición del cargo, horas hombre fuera del puesto —dentro de la jornada, como manda el artículo 5— y logística. Multiplicado por la nómina y por los años, es una cifra seria pagada por una plantilla que nadie revisó.
Evaluar de menos cuesta más, y más tarde. Una hipoacusia detectada en el examen de egreso en vez de en el seguimiento audiométrico ya no es un caso de prevención: es una reclamación. Sin línea base y sin periódicas bien sustentadas, tu empresa no tiene con qué demostrar cuándo apareció la condición ni si el trabajo tuvo que ver.
La frecuencia correcta es el punto donde esas dos curvas se cruzan. Y ese punto no está en una tabla de internet: está en tu matriz. El perfil del cargo es lo que convierte esa decisión en algo defendible ante un auditor — un documento que dice, cargo por cargo, qué peligro justifica qué examen y con qué frecuencia.
Si vas a ordenar la casa, el orden importa: matriz de peligros primero, perfil de cargo después, y solo entonces los exámenes médicos ocupacionales con la periodicidad que salió de ahí. Si quieres el panorama completo de los seis tipos de evaluación y quién paga cada uno, arranca por qué es el examen médico ocupacional y cuándo se exige.
Porque al final la pregunta no era "cada cuánto". Era por qué. Y esa sí tiene una respuesta escrita: la tuya, sustentada, en tu sistema de gestión.
