Si tienes trabajadores en Colombia, el examen médico ocupacional no es opcional ni negociable: es la evaluación que determina si las condiciones de salud de una persona son compatibles con las exigencias de su cargo. Está regulado por la Resolución 2346 de 2007 y, desde 2025, su concepto de cierre cambió por completo con la Resolución 1843.
Aquí te explicamos qué es, cuándo se exige cada tipo, quién lo paga (respuesta corta: tú, como empleador) y qué recibe — y qué no recibe — tu empresa después de cada evaluación.
Qué es (y qué no es)
El examen médico ocupacional es una evaluación clínica orientada al cargo: el médico no revisa la salud de la persona en abstracto, sino frente a las exigencias y peligros concretos de su puesto de trabajo. Por eso el mismo trabajador puede tener conceptos distintos para dos cargos diferentes.
Lo que no es:
- No es un chequeo general de salud. No reemplaza la consulta con la EPS ni los programas de medicina preventiva personales.
- No es un trámite de archivo. Desde la Resolución 1843 de 2025, dos de los cuatro conceptos posibles le asignan tareas a tu empresa (implementar recomendaciones o adaptar el puesto).
- No es un filtro para discriminar. El resultado no puede usarse para excluir a alguien por su condición de salud cuando existen ajustes razonables (Ley 361 de 1997).
Los tres momentos obligatorios
La Resolución 2346 de 2007 define tres evaluaciones obligatorias a lo largo de la relación laboral:
| Tipo | Cuándo se hace | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Ingreso (preocupacional) | Antes de que la persona inicie labores | Establece la línea base de salud frente al cargo; es el punto de comparación de todo lo que venga después |
| Periódico | Según el nivel de riesgo del cargo (anual en riesgos altos; cada 2–3 años en riesgos bajos) | Vigila los efectos de la exposición laboral en el tiempo y detecta cambios a tiempo |
| Egreso (retiro) | Dentro de los 5 días hábiles siguientes al retiro | Documenta el estado de salud al terminar la relación laboral y te protege de reclamaciones futuras |
El de ingreso es el que más empresas se saltan — y el más costoso de saltarse. Sin línea base, cualquier condición de salud que aparezca después puede terminar atribuida al trabajo en tu empresa, sin evidencia para demostrar lo contrario.
Los adicionales que casi nadie tiene en el radar
Además de los tres clásicos, hay evaluaciones obligatorias en situaciones específicas:
- Post-incapacidad: cuando el trabajador regresa después de una incapacidad mayor a 30 días, antes de reintegrarse a sus funciones.
- Cambio de ocupación o reubicación: si la persona pasa a un cargo con exigencias o peligros distintos, necesita una nueva evaluación frente al cargo nuevo.
Si tu empresa maneja el reintegro "de palabra", sin examen post-incapacidad, tienes un hueco en el sistema de vigilancia — y una no-conformidad esperando en la próxima auditoría.
Quién lo paga (spoiler: siempre el empleador)
Cuando existe contrato laboral, todas las evaluaciones médicas ocupacionales son a cargo del empleador. No se le pueden cobrar al trabajador, ni descontar de su salario, ni pedirle que "traiga su examen" pagado por él.
Los casos grises son los vínculos no laborales: aprendices en etapa práctica, pasantes y contratistas independientes suelen asumir su propio examen. Para ellos existe la opción de agendar el examen médico ocupacional como particular, sin convenio de empresa y con certificado el mismo día.
Qué evalúa el médico y qué recibe tu empresa
La evaluación arranca mucho antes del consultorio: el médico necesita saber qué exige el cargo. Ese es el papel del profesiograma o perfil del cargo — el documento que cruza los peligros de tu matriz de riesgos con los exámenes y valoraciones que cada cargo necesita. Un examen sin profesiograma es un examen a ciegas: genérico, indefendible ante una auditoría y clínicamente pobre.
Con el profesiograma como guía, el médico realiza la valoración, ordena los paraclínicos definidos para el cargo (audiometría, optometría, laboratorio, etc.) y cierra con uno de los cuatro conceptos de la Resolución 1843 de 2025: Satisfactorio, Satisfactorio con Recomendaciones, Satisfactorio con Restricciones o No Satisfactorio.
Y aquí la regla que más empresas incumplen sin saberlo: tu empresa recibe el concepto, las recomendaciones y las restricciones. Nada más. Los diagnósticos, los resultados de laboratorio y los hallazgos clínicos pertenecen a la historia clínica ocupacional, que es del trabajador y queda bajo custodia de la IPS por mínimo 20 años (Resolución 1995 de 1999). Pedir — o archivar — diagnósticos de tus trabajadores es una violación de habeas data (Ley 1581 de 2012), no una buena práctica de RRHH.
Los errores que vemos todas las semanas
- Contratar primero, examinar después. El examen de ingreso es antes de iniciar labores. Un ingreso sin examen es una línea base perdida para siempre.
- Dejar vencer los 5 días del egreso. Si el trabajador se va y nadie agenda el examen de retiro, la ventana legal se cierra rápido. Si rehúsa asistir, deja constancia escrita.
- El mismo paquete de exámenes para todos los cargos. El auxiliar contable y el operario de alturas no se evalúan igual. Sin profesiograma por cargo, estás pagando exámenes que no necesitas y omitiendo los que sí.
- Pedir el diagnóstico "para el archivo". Concepto, recomendaciones y restricciones. Nada más.
- Tratar el concepto como un sello. "Satisfactorio con Restricciones" te da 20 días hábiles para adaptar el puesto. Ignorarlo es una no-conformidad directa.
Empieza por el orden correcto
Si estás montando o corrigiendo tu sistema de vigilancia médica, el orden importa: primero la matriz de riesgos por cargo, luego el profesiograma que traduce esos riesgos en exámenes concretos, y solo entonces los exámenes médicos ocupacionales — de ingreso, periódicos y de egreso — con una IPS que firme con médicos especialistas con licencia SST vigente y te entregue el certificado el mismo día.
Ese orden no es burocracia: es lo que convierte el examen en lo que debe ser — una herramienta de prevención real, en el lugar donde las personas pasan la mayor parte de su tiempo.
